Wij maken gebruik van cookies

Door gebruik te maken van onze website ga je akkoord met onze cookies. Voor meer informatie kun je kijken bij ons cookie- en privacybeleid.

Ik begrijp het

Notulen ALV – 16 oktober 2018

Notulen ALV – 16 oktober 2018

Notulen Algemene ledenvergadering 16 oktober 2018

Locatie: Horecaruimte Sport en Zorgcomplex Het Ravijn
Voorzitter: Aico Kampman
Penningmeester: – (vacature)
Secretaris : Marion Schothans
Overige bestuursleden: Edo op den Dries, Maria Soto Martin, Diane Scholing, Wicher Smit (interim Penningmeester)

Aanwezig:
Bestuur (zie boven);
Maaike Volkers, Maud Kolman, Anja Lechtenberg, Sem Moorlag,Wesley Spenkelink, Wouter Lechtenberg, Rutger Kooistra, Dennis Stevens, Wim Boeken, Herald Arnold, Iris Simon, Marloes Klumperman, Inge van der Dussen, Laura Buikema, Monique Buikema, Yvette Schemmelles, Bertha van Oene, Jeroen van den Berg, Marcel Temmink, Diane Scholing, Peter Stokman, Marc van Groen, Marion Schothans, Loes Lucassen, Sander Veltkamp, Rick Stevens, Ingeborg Jansen, Maria Soto Martin, Laurens-Jan Schothans, Yasemin Smit, Bas van Doorn, Davy Brinkman, Karlijn Brouwer, Gert- Jan Nieuwenhuis, Romee Veldhuis, Jaimy Brinkman, Dana Kuipers, Jolieke van den Berg, Wout Oldenhof, Edo op den Dries, Aico Kampman, Thije Kampman, Marijn Heetkamp, Noa Boerma, Iris Timmermans, Wim Simon, Carla Simon-Pekkeriet, Lisanne Zonder, Jasper van de Kolk, Rico Wind, Richard Middelkamp, Jaap Stertefeld, Yvonne Meijer, Thom Lohuis, E Tuithof, Jan Jaap Veerman, Maik Aanstoot, Saskia Markslag, Joris Schilstra, Bram Poppe, Ria de Man, Wicher Smit, Bas ter Brake, Tanja de Vente, Jose Marsman

Afwezig met kennisgeving:
Afwezig met kennisgeving: Jan Willem Plasman. Han Eeftink, dames 1 Jan Mensink. Karin Kuipers Harold Tempelman,

Welkom en opening vergadering:
De voorzitter heet iedereen welkom. Met name Wim Simon. Wim is tot dit seizoen Penningmeester van de vereniging geweest. Op dit moment acteert Wicher Smit als Interim Penningmeester. Hij heeft de opdracht om de financiële positie van de vereniging onder de loep te nemen.

De vergadering staat stil bij het overlijden van Poppe de Jong en er word een moment stilte in acht genomen.

Agenda:
De agenda wordt door de voorzitter gepresenteerd, en door de vergadering vastgesteld.

Mededelingen van het bestuur:
De jaarverslagen alle afdelingen zijn ingeleverd en worden gearchiveerd.

De voorzitter benoemt de actuele ontwikkelingen:
De vertrouwenspersoon voor de vereniging is aangesteld. Aan het aanstellen van een vertrouwensarts wordt gewerkt.

Het bestuur is bezig met het implementeren van de regels rond de nieuwe wet op de privacy. De website wordt hier binnenkort op aangepast. Het bestuur moet hier de
laatste goedkeuring aan geven. Ingeborg is hier ook druk mee geweest.
De vereniging moderniseert op alle vlakken. daar is in geïnvesteerd. Er is een routernetwerk aangelegd, welke onafhankelijk van het zwembad werkt. Deze is bedoeld voor de –nog te activeren- pinkassa én de geluidinstallatie in de verenigingsruimte. Niet om op te kunnen internetten. Binnenkort wordt het stuthuus qua schilderwerk opgeknapt en er komt een kleine verbouwing ivm samenwerking horeca..
De software voor boekhouding en ledenadministratie moet worden geupdate. Excel leidt tot fouten in de vergelijking tussen ledenadministratie, en facturatie. Dat gaat op elkaar aangesloten worden door Sportlink.
De boekhouding komt ook in Sportlink te staan. Richard Middelkamp heeft hierbij geholpen middels het bedrijf Procurius. Omdat we geen penningmeester hebben zoeken we naar een solide oplossing, Sportlink Club-boekhouding zou dit kunnen zijn. Afgelopen jaar is het bestuur gegaan voor een betere samenwerking met Zwem Sport Zorg Het Ravijn. De samenwerking met zwembadmanager Ruben Buijzerd is goed. Regels zijn om aan te houden, maar we mogen ook wat terug vragen. Op dit moment wordt er aan de horeca gewerkt. Dit proces wordt goed overwogen, en straks kunnen we boven vrijwel alles aanbieden wat ook beneden wordt verkocht.
Met de gemeente zijn meerdere gesprekken geweest, o.a. over hoge kosten badwater. Aico is ook aanwezig geweest bij meerdere gemeenteraadsvergadering (o.a. BLOS) en heeft ingesproken over de te hoge badwaterkosten. Wicher komt hier in deze vergadering nog op terug.
Aico heeft bij de gemeente gesproken over de badhuur, er zijn gesprekken gaande Aico denkt dat we op de goede weg zijn om verdere afspraken te maken.

Met Arena en met Ramon Zomer Intersport hebben we een nieuwe kledingsponsor. Marcel ter Bals Sport wordt bedankt voor zijn jarenlange sponsoring als kledingsponsor. Commissies zijn van samenstelling veranderd.

Tot slot andere apparatuur gekocht voor de synchroonafdeling. Dit was hoognodig. Belangrijk is dat een deel van de apparatuur van ons en van de gemeente is. De gemeente is de eigenaar van de masterbox (bedieningsapparatuur en box boven water), wij van de onderwaterboxen en kabels. Dit was een forse investering van ruim 4000 euro.

 

Highlights Zwemmen:

Iris Timmerman: Overijsselse kampioenschappen. 15 individuele medailles. Minioren finales. Brons en Teun Blankhorst zilver.
Waterfun heeft groei doorgemaakt. Begin seizoen waren er 17 kinderen, bij afsluiten ruim 40 kinderen! G-zwemmers hebben een goed seizoen gehad en zijn winnaar van de meerkamp. G-zwemmers en Watervaria zijn dit seizoen samen gegaan.

Voor de Mastersgroep is een strippenkaart gekomen. Zwemmers willen graag zwemmen, maar drempel voor lidmaatschap is te hoog. Met namen triatleten kunnen hier gebruik van maken. 10 keer trainen kost 50 euro. Dit levert de vereniging dus extra inkomsten. Mans Buis heeft in de cat. 70 plus maar liefst 6 medailles behaald.

Highlights Synchroon:
Voor het eerst in lange tijd is in 2017 deelgenomen aan een wedstrijd in Age-1. Wij waren bereid om het toernooi te organiseren. Wedstrijd ging goed, maar ook complimenten over het bad.
Voor de tweede keer is uitgekomen in Luxemburg. Redelijk goede resultaten in vergelijking met internationaal speelveld.
Eigen district is zeer goed gepresteerd. Veel medailles. Nationaal Age-2 finales, groepen finales en duetten finales.
En de afdeling is blij met de nieuwe geluidsapparatuur!

Highlights waterpolo:
 Heren 1, 6e van Nederland.
 Heren 2, 5e van Nederland
 O17, 2e van Nederland
 jo15, 6e van Nederland.
 Dames 1, 5e van Nederland
 015, kampioen

Breedtesport:

Zijn 1e in de regio geworden. NK bij WK net buiten finales. Goede prestaties.

Uitreiking bokalen:
De Joop Stutterheimbokaal (beste sportieve prestatie) gaat naar Synchroonzwemmen Age-2 De Kemperhofbokaal (meeste clubrecords) gaat naar Iris Timmermans
De Frans Hulst beker (vrijwilliger van het jaar) gaat naar Gert Jan Nieuwenhuis

Notulen Algemene ledenvergadering 2 oktober 2017:
De notulen van de vorige ALV worden akkoord bevonden.

 

Bestuursmutaties:
De voorzitter geeft aan dat het een hectisch jaar was. Nu wel weer rust. Nu gaan voor kwaliteit en plezier.
Dit jaar willen we inkomsten vergroten, en uitgaven verlagen. We zijn de samenwerking aangaan met gemeente.
Vrijwilligers zijn erg belast, dat willen we verbeteren. Daardoor ook verdere verbetering van club-gevoel. Het is ten slotte een vereniging (het woord zegt het al).
Financiën. We lijken weer “zwart te staan” maar hebben nog onvoldoende inzicht in de cijfers. De badwaterhuur is afgelopen jaren wel van 57.000 naar 81.000 euro per jaar gestegen. Daarnaast betalen we erg veel afdracht aan de KNZB. We hebben een slecht inzicht in onze financiele situatie omdat we het hele jaar geen penningmeester hebben gehad.
Sander Veltkamp vraagt of seizoensbijdrage al uitgewerkt is. Hierover moet nog worden gesproken met de wethouder.

Financiën:
De interim Penningmeester neemt het woord.
De fiancien zijn het afgelopen jaar in afwezigheid van een actieve penningmeester niet inzichtelijk geweest. De penningmeester heeft op verzoek vanhet bestuur de fiancien onderzocht en geeft een planning af voor een begroting:
• 1e week onderzoek
• 2e week: eerste concept begroting en gevolgen afstemmen met betrokkenen

31-12-2017 zijn resultaat en balans bepaald. Sindsdien zijn alleen lopende inkomsten en uitgaven bijgehouden. Er is geen balans media 2018 opgesteld.. Eeen begroting 2018 2019 is alleen op te stellen middels analyse van de verwachte afwijking van de vorige begroting.
Dit leid tot de conclusie dat het bestuur geen decharge kan worden verleend (bestuur wil dit ook niet, eerst –financiele- zaken op orde. Toelichting wordt gegeven op de volgende staten:

Overschakelen van planning / verslaglegging per “sportseizoen’ naar een lopend boekjaar. ALV begin
januari 2019. Onderzoeken of daarvoor de statuten moeten worden aangepast. De ALV geeft akkoord op evtentuele aanpassing
Uitvoerende commissies krijgen bandbreedte voor uitgaven. Moeten daarbinnen eigen prioriteiten bepalen.

• Herstructurering administratieve processen:
• ledenadministratie actieve sporters koppelen aan Sportlink.Eigen administratieve beheersing.
• verwerking financiële administratie wordt uitbesteed.
• commissies / grote uitgaven afzonderlijke ‘kostenposten’.
• Bestuur ontvangt 2 maandelijks ‘stuurinformatie’ (“dashboard)”.

Voorgestelde procedure:
Bestuur blijft ‘demissionair’ verantwoordelijk. Tot volgende ALV versterkt met Penningsmeester a.i.

• Het Bestuur stelt een Begroting 2018 – 2019 op, waarbij alleen het eerste half jaar ‘vrij gegeven’ wordt.
• De uitvoerende commissies krijgen ‘indicatief budget’ voor lopende seizoen, waarvan alleen
de uitgaven t/m 31 – 12 – 2018 worden vrijgegeven.
• Voor aangaan van verplichtingen boven € 500,- op jaarbasis worden onderbouwde aanvragen bij penningmeester ingediend.
• 27 februari 2019 nieuwe ALV: aankondiging zal op website worden gedaan en de notulen van deze ALV zullen op tijd op de website komen te staan.
• Afronding / controle jaarrekening 2017 – 2018
• Afronding controle halfjaarcijfers 2018 – 2019
• Wijziging boekjaar (statutair?)
• Goedkeuring begroting boekjaar 2019
• Decharge huidige bestuur
• Benoemen nieuw bestuur
Richard Middelkamp vraagt of de inkomsten waterpolo school gelijk zijn aan uitgaven?
A: Wicher geeft aan dat we school en expertise inbrengen, cse brengt in, sponsor is er al. 2e sponsor moet er nog bij. In de wp school komt een onderdeel zwemmen.
Joris Schilstra vraagt welk probleem wordt opgelost met verschuiven boekjaar.
A: In de vakantie wordt geen besluit genomen. We maken in december budget voor het jaar dat komt. Het lastige is dat trainers al veel eerder dan augustus vragen wat er volgend seizoen komt. Als de volgende trainer er niet is dan kun je niet begroten.
Schilstra: accountants zijn januari stuiterdruk. Is het geen voordeel om in augustus te controleren? A: Accountants zijn in januari én in juni druk.
Wicher: in januari is iedereen aanwezig. WS wil niet in de zomer wachten op vakantievierders. Boekjaar wijzigen geeft meer zekerheid. Je hebt meer inzicht in wat je kunt doen in mei, en dat bespreken.
Wim Boeken: wat is de noodzaak van contributieverhoging?
A: Badwater wordt vooralsnog hoger. We gaan nu verhogen vanwege afspraken van vorig jaar. V: gaat het ook over ledenaantallen?
Gaat ook over soorten leden. Dan moet je wel lid worden. Mix van soorten leden verandert. V: Het is niet terecht dat vrijwilligers contributie moeten betalen.
A: We moeten als club wel kosten afdragen. Als gestorneerd wordt neemt de club het verlies. Maar dan moet het tarief weer omhoog.
V: Gert Jan wil de volgende ALV de beker niet inleveren. A: Hier komt het bestuur nog op terug.

Het voorstel voor de contributieverhoging van 2,5% wordt in stemming gebracht en aangenomen.
Het voorstel om de statuten (die uit 1997 stammen) aan te passen en het boekjaar (gebroken boekjaar) te wijzigen naar kalenderjaar wordt aangenomen. Aico zal dit met de jurist opnemen en indien nodig laten aanpassen.

Rutger Kooistra (voorzitter barcommissie)geeft plannen weer van de barcommissie.
Dennis Stevens (voorzitter sponsorcommissie ) presenteert sponsorcommissie.

Herziening website. Verenigingsregister moet op de website.

Rondvraag:
Wim Boeken: Breedtesport en topsport gaan hand in hand. Breedtesport komt er bekaaid vanaf. Hoe ziet het bestuur dit? Gert Jan signaleert dit ook. Er zijn wel meer vrijwilligers nodig. WB: Het gaat over trainingen. Richard: ik heb mij daar ook voor opgeofferd. Ik heb daar Bas voor aangeboden te helpen. Als er genoeg ouders zijn die dat ook doen, dan zijn die problemen er niet. Verzoek om meer vrijwilligers is breed gedragen. Bestuur geeft aan dat breedtesport inderdaad van groot belang is voor onze vereniging. Daar gaan wij in investeren.

WS: er zit en weeffout dat een jeugdcommissie die o13 o15 doet. Er is echter ook een B team. Er is geen situatie welke de B teams goed helpt. We hebben dit te laat onderkend. Ja, er kunnen mensen zich melden. Hier moet een andere vorm voor gekozen worden. Jeroen ziet ook hiaten in de structuur. Vorig jaar is besloten tot een commissie, maar dit is niet gelukt. O15 is daar de dupe van geworden. Dit is niet op tijd onderkend. Goed dat het gemeld is. Dank daarvoor.

Sluiting
Aico sluit de vergadering en nodigt de aanwezigen uit voor een drankje.

Uw browser is niet meer van deze tijd!

Update uw browser om optimaal van deze website (en vele anderen) te genieten Nu updaten!

×